Organisasi & Metode 5

1. Cara penyusunan paper / warkat bisa dilakukan beberapa cara, misalnya:

-        Sistem penyusunan papers menurut abjad

-        Sistem penyusunan papers menurut subyek

-        Sistem penyusunan papers menurut nomor

-        Sistem penyusunan papers menurut daerah

-        Sistem penyusunan papers menurut waktu

2. Jenis warkat wesel, cek, maupun surat pembelian menggunakan sistem penyusunan warkat menurut nomor. Karena penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file ke dalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (lembaran menonjol) sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang berbeda dari masing-masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat.

3. RECORD RETENTION SCHEDULE adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

4. Yang dimaksud dengan TABULATING yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

Organisasi & Metode 4

1.     Adapun syarat komunikasi agar bisa berhasil dan baik yaitu:

-        JELAS, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

-        TEPAT, dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

-        SASARAN, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

2.     Yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel adalah dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3.     Cara penyusunan paper / warkat bisa dilakukan beberapa cara, misalnya:

-        Sistem penyusunan papers menurut abjad

-        Sistem penyusunan papers menurut subyek

-        Sistem penyusunan papers menurut nomor

-        Sistem penyusunan papers menurut daerah

-        Sistem penyusunan papers menurut waktu

4.      Prinsip dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja menurut FX Soedjadi yaitu:

·      Harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

·      Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan sebagainya.

·      Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

·      Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

·      Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.

·      Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

·      Disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

·      Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

·      Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatednessnya.

·      Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya gunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya.

·      Adanya buku-buku pedoman (manuals) mutlak perlu dipersiapkan.

tulisan tentang Organisasi Informal

Contoh organisasi infomal dalam kehidupan sehari-hari salah satunya adalah ARISAN.
Arisan bisa di katakan sebagai organisasi informal karena organisasi ini terbentuk karena tidak adanya unsur di sengaja antara para pelakunya. Sebab organisasi ini di bentuk karena adanya rasa ketidakpuasan antara para pelaku dengan lingkungan sekitar. Baik itu dari segi ekonomi maupun lingkungan bermasyarakat, biasanya dalam organisasi ini para pelaku membuat suatu kegiatan untuk membuat orang lain baik dalam lingkungan masyarakat itu sendri ataupun masyarakat di lingkungan luar tertarik dan mau ikut dalam kegiatan ini. Biasanya para pelaku menarik perhatian tersebut dengan cara membuat sebuah undian. Undian itu bisa berupa uang ataupun barang, biasanya untuk menentukan siapakah pemenang tersebut para pelaku menggunakan cara kocokan. Apabila ada sebuah nama dari para pelaku tersebut keluar dalam kocokan tersebut, maka ia yang berhak menerima hadiah tersebut. Nampaknya hal itu efektif untuk memanggil para pelaku lainnya untuk masuk atau ikut dalam kegiatan tersebut. hal ini bisa di buktikan dalam semakin banyaknya kegiatan arisan baik dalam tingkat yang kecil, menengah ataupun besar.

Organisasi & Metode 3

1.  SECARA RELATIF, MACAM-MACAM GAYA KEPEMIMPINAN ADA 3 YAITU: 

• OTOKRATIS, kepemimpinan seperti ini menggunakan metode pendekatan kekuasaan dalam mencapai keputusan dan pengembangan strukturnya. Jadi kekuasaanlah yang sangat dominan diterapkan.
• DEMOKRATIS,  gaya ini ditandai adanya suatu struktur dan pengembangannya menggunakan pendekatan pengambilan keputusan yang kooperatif. Dibawah mengutamakan mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri.
• LAISSEZ FAIRE, pemimpin memberikan kekuasaan penuh terhadap bawahan, struktur organisasi bersifat longgar dan pemimpin bersifat pasif.

 2.  MANFAAT DARI ORGANISASI INFORMAL:

• Sebagai pendukung tujuan organisasi
• Sebagai alat komunikasi tambahan
• Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
• Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3.  JENIS-JENIS BAGAN STRUKTUR ORGANISASI YAITU:

• Segitiga Vertikal
• Segitiga Horizontal
• Kerucut Vertikal Horizontal
• Lingkaran
• Setengah Lingkaran
• Oval

Perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja:

Tata Kerja adalah cara melaksanakan pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur Kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem Kerja adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

tulisan tentang Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah sebuah keputusan dan lebih merupakan hasil dari proses perubahan karakter atau tranformasi internal dari dalam diri seseorang. Kepemimpinan sesungguhnya tidak ditentukan oleh pangkat ataupun jabatan seseorang. Kepemimpinan adalah sesuatu yang muncul dari dalam dan merupakan buah dari keputusan seseorang untuk mau menjadi pemimpin, baik bagi dirinya sendiri, bagi keluarganya, bagi lingkungan pekerjaannya, maupun bagi lingkungan sosial dan bahkan begi negerinya.
Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budaya nya. Kepemimpinan mempunyai kaitan yang erat dengan motivasi. Hal tersebut dapat dilihat dari keberhasilan seorang pemimpin dalam menggerakkan orang lain dalam mencapai tujuan.

MACAM-MACAM GAYA KEPEMIMPINAN:

•  OTOKRATIS, kepemimpinan seperti ini menggunakan metode pendekatan kekuasaan dalam mencapai keputusan dan pengembangan strukturnya. Jadi kekuasaanlah yang sangat dominan diterapkan.
• DEMOKRASI,  gaya ini ditandai adanya suatu struktur dan pengembangannya menggunakan pendekatan pengambilan keputusan yang kooperatif. Dibawah mengutamakan mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri.
• KENDALI BEBAS, pemimpin memberikan kekuasaan penuh terhadap bawahan, struktur organisasi bersifat longgar dan pemimpin bersifat pasif.