1. Adapun syarat komunikasi agar bisa berhasil dan baik yaitu:
- JELAS, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
- TEPAT, dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
- SASARAN, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.
2. Yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel adalah dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.
3. Cara penyusunan paper / warkat bisa dilakukan beberapa cara, misalnya:
- Sistem penyusunan papers menurut abjad
- Sistem penyusunan papers menurut subyek
- Sistem penyusunan papers menurut nomor
- Sistem penyusunan papers menurut daerah
- Sistem penyusunan papers menurut waktu
4. Prinsip dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja menurut FX Soedjadi yaitu:
· Harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
· Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan sebagainya.
· Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
· Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
· Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.
· Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
· Disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.
· Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
· Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatednessnya.
· Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya gunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya.
· Adanya buku-buku pedoman (manuals) mutlak perlu dipersiapkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar